Buscamos uma pessoa para atuar como Assistente Administrativo, contribuindo para a organização e o bom funcionamento da operação. Essa pessoa será responsável pelo suporte às rotinas administrativas, gestão de fornecedores e demandas de facilities, garantindo mais agilidade, organização e eficiência no dia a dia e ajudando a manter um ambiente de trabalho bem estruturado.
Responsabilidades e atribuições
- Realizar compras recorrentes de suprimentos, materiais de escritório e coffee breaks, conforme cronograma e necessidades da operação
- Realizar reservas de salas de reunião e apoiar a organização de eventos internos e institucionais
- Apoiar a gestão de facilities, incluindo serviços de limpeza, manutenção, segurança, recepção e copa
- Recepcionar visitantes, fornecedores e prestadores de serviço, garantindo uma boa experiência no escritório
- Apoiar o processo de onboarding de novos colaboradores, contribuindo para uma integração organizada e eficiente
- Realizar o cadastro e a atualização de informações de colaboradores nos sistemas internos
- Organizar e manter atualizados arquivos físicos e digitais, incluindo contratos, documentos societários e demais documentos administrativos
- Acompanhar demandas administrativas por e-mail, realizando follow-ups e garantindo o cumprimento dos prazos
- Realizar a gestão e o acompanhamento de fornecedores e prestadores de serviços
- Controlar e acompanhar a utilização de estacionamento, bicicletário e demais recursos de infraestrutura do escritório
- Apoiar a organização e execução de eventos internos, ações corporativas e iniciativas de comunicação interna
- Apoiar o controle de pagamentos, vencimentos e demais rotinas financeiras administrativas
- Executar outras atividades administrativas relacionadas à área, conforme as necessidades da operação e orientações da liderança.
Requisitos e qualificações
- Experiência anterior com rotinas administrativas e/ou de facilities
- Organização, proatividade e atenção aos detalhes
- Boa comunicação e facilidade para se relacionar com diferentes públicos
- Capacidade de gerenciar múltiplas tarefas e prioridades simultaneamente
- Experiência no relacionamento e acompanhamento de fornecedores
- Conhecimento em controle de contratos e documentos
- Conhecimento do Pacote Office, especialmente Excel, Word e Outlook
- Familiaridade com ferramentas de comunicação e colaboração, como Slack e Teams
- Ensino Superior completo ou cursando em Administração, Recursos Humanos, Logística ou áreas correlatas
- Disponibilidade para trabalhar presencialmente no Brooklin.
Informações adicionais
- Plano de saúde (sem coparticipação)
- Seguro de Vida
- Vale refeição (sem coparticipação)
- Vale alimentação (sem coparticipação)
- Vale transporte
- Valorização da saúde e bem-estar
- Gympass
