Assistente Administrativo (a)

O RST&A Advogados é um dos principais escritórios nas áreas do contencioso empresarial estratégico (judicial e arbitral), Propriedade Industrial e operações societárias.Atendemos algumas das principais empresas nacionais e multinacionais, bem como associações e pessoas físicas, com foco em demandas estratégicas.O escritório é formado por profissionais com ampla experiência técnica e acadêmica, sempre visando a máxima excelência em nossos serviços. Atuamos em diferentes setores de negócios e prestamos assessoria jurídica em todas as áreas do Direito, ligadas à atividade empresarial.

Responsabilidades e atribuições

Rotinas Administrativas Internas

Organizar e acompanhar as rotinas administrativas gerais do escritório.Apoiar os sócios, advogados e demais integrantes da equipe em demandas administrativas e operacionais.Organizar documentos, correspondências, arquivos e controles internos.Realizar controles e atualizações em planilhas, sistemas e ferramentas administrativas.Apoiar o controle de pagamentos, notas fiscais, recibos e documentos administrativos.Acompanhar vencimentos e demandas administrativas recorrentes.Manter atualizados cadastros, listas de contatos e informações de fornecedores.Apoiar a organização e manutenção dos procedimentos administrativos internos.2. Bancos e Serviços Financeiros

Realizar atividades operacionais junto a bancos e instituições financeiras, conforme orientação e autorização.Efetuar depósitos, retiradas, pagamentos e outras operações bancárias autorizadas.Organizar comprovantes e documentos relacionados às movimentações bancárias.Acompanhar solicitações e pendências junto aos bancos.Apoiar a organização de documentos necessários para abertura, manutenção ou atualização de contas e cadastros.Manter sigilo sobre informações financeiras e bancárias do escritório e de seus clientes.3. Correios, Cartórios e Entregas

Realizar envio e recebimento de correspondências e documentos.Controlar postagens, encomendas, Sedex, serviços de motoboy e transportadoras.Organizar protocolo e registro de documentos enviados e recebidos.Realizar, quando necessário, atividades externas em cartórios, bancos, fornecedores e outros estabelecimentos.Acompanhar entregas e prazos de documentos e materiais.4. Compras e Suprimentos

Realizar compras de materiais de escritório, copa, limpeza e demais insumos necessários à operação.Solicitar e comparar cotações de fornecedores.Efetuar pedidos de compra conforme as necessidades e aprovações internas.Acompanhar entregas, conferência dos materiais e eventuais trocas ou devoluções.Manter controle básico de estoque de materiais e comunicar necessidades de reposição.Apoiar a contratação e o relacionamento operacional com fornecedores e prestadores de serviços.Buscar alternativas de fornecedores e condições comerciais, sempre observando as políticas e aprovações do escritório.5. Agenda e Apoio aos Advogados

Prestar suporte à organização da agenda dos sócios e advogados, conforme orientação.Auxiliar no agendamento de reuniões internas e externas.Organizar compromissos, reservas e demais providências relacionadas à agenda.Apoiar a confirmação de reuniões e compromissos.Auxiliar na organização logística de compromissos externos, visitas e eventos.Apoiar a preparação de documentos, materiais e demais recursos necessários para reuniões.6. Sala de Reuniões e Recepção

Organizar e preparar as salas de reuniões antes dos compromissos.Conferir disponibilidade e funcionamento de equipamentos, materiais e recursos necessários.Providenciar água, café e demais itens de apoio para reuniões.Recepcionar clientes, visitantes e fornecedores com cordialidade e profissionalismo.Comunicar a chegada de visitantes aos responsáveis.Manter as áreas comuns e salas de reunião organizadas e adequadas para atendimento.Apoiar a organização de reuniões com clientes, incluindo preparação do ambiente e suporte operacional.7. Viagens e Passagens

Realizar pesquisas e cotações de passagens aéreas, hotéis, transporte terrestre e outros serviços relacionados a viagens.Efetuar reservas e compras de passagens e hospedagens mediante aprovação.Organizar informações e documentos de viagens dos sócios e advogados.Apoiar a elaboração de roteiros e organização logística de viagens profissionais.Acompanhar alterações, cancelamentos e remarcações de reservas.Manter registro das despesas e documentos relacionados às viagens.8. Apoio a Fornecedores e Serviços Gerais

Manter contato com fornecedores e prestadores de serviços do escritório.Acompanhar serviços de manutenção, limpeza, tecnologia, telefonia, condomínio e outros serviços administrativos.Comunicar problemas ou necessidades de manutenção e acompanhar sua resolução.Apoiar a organização de contratos, propostas, orçamentos e documentos de fornecedores.Zelar pelo bom funcionamento da infraestrutura administrativa do escritório.

Requisitos e qualificações

Ensino médio completo; desejável formação técnica ou superior em Administração, Secretariado ou áreas correlatas.Experiência anterior em funções administrativas, secretariado executivo ou assistência administrativa.Desejável experiência em escritório de advocacia ou ambiente corporativo de serviços profissionais.Conhecimento de rotinas bancárias, compras, fornecedores, correios e organização de viagens será considerado diferencial.

Informações adicionais

Características da Função

Trata-se de uma posição de suporte administrativo e operacional, com atuação transversal junto aos sócios, advogados e equipe do escritório. A profissional deverá ter perfil organizado, discreto, prestativo e resolutivo, sendo capaz de conduzir as demandas de rotina com autonomia, mantendo os responsáveis informados sobre assuntos que dependam de aprovação ou decisão.